KONTRAKTOWANIE USŁUG SPOŁECZNYCH – INFORMACJE OGÓLNE
Usługi społeczne realizowane są w zależności od konkretnych potrzeb społecznych przedstawionych w strategii rozwiązywania problemów społecznych. W oparciu o te zapisy opracowany jest plan działania, w którym przedstawiony jest przydział funduszy na poszczególne rodzaje usług.
W procesie wyboru ofert dotyczących realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków Banku Światowego należy w każdym przypadku uwzględnić poniższe kryteria (zasady kontraktowania):
a) wysoka jakość usług,
b) ekonomiczność i efektywność,
c) równe szanse dla posiadających odpowiednie kwalifikacje oferentów, wykonawców i konsultantów;
d) przejrzystość procesu wyboru ofert.
Usługi społeczne wynikające z potrzeb zdefiniowanych w strategii świadczą usługodawcy wybrani przez gminę. Mając na względzie szczególny charakter usług przewidzianych w PIS, dopuszcza się dokonanie wyboru usługodawców w oparciu o specjalną procedurę Banku Światowego zwaną CPP (Community Participation In Procurement – tj. Procedura stosowana w ramach realizacji PIS ma na celu zapewnienie maksymalnego uproszczenia trybu wyboru usługodawców przy jednoczesnym zachowaniu wymienionych powyżej zasad kontraktowania.
Usługodawcy mogą składać oferty, gdy spełniony jest jeden z poniższych warunków:
· usługa nie jest powtórzeniem dotychczasowego zakresu działań realizowanych przez danego usługodawcę z udziałem środków publicznych (nie dotyczy działań realizowanych w ramach PPWOW), lub też dotyczy usług świadczonych przez tego usługodawcę na rzecz dodatkowych beneficjentów;
· usługa będzie realizowana w partnerstwie z innymi usługodawcami.
Kontraktowanie usług w procedurze CPP składa się z następujących etapów:
a) spotkanie informacyjno-promocyjne dla zainteresowanych podmiotów,
b) publikacja zaproszenia do składania ofert,
c) składanie przez zainteresowane podmioty ofert,
d) ocena złożonych ofert przez bezstronną komisję konkursową,
e) wybór realizatora (ów) usług, wraz z przygotowaniem uzasadnienia wyboru realizatora (ów) usług,
f) ogłoszenie wyników konkursu,
g) przygotowanie umowy (porozumienia) na realizację zadania,
h) akceptacja pierwszego projektu umowy w województwie przez JKP PPWOW,
i) zawarcie umowy (porozumienia) z realizatorem zadania,
j) sprawozdawczość i archiwizacja.
W celu zapewnienia równego dostępu w zakresie ubiegania sie o realizacje projektów przez różne podmioty uprawnione, gmina informuje o planowanych konkursach potencjalnych oferentów poprzez, co najmniej umieszczenie informacji na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy i na stronie internetowej gminy.
Ogłoszenie winno zawierać co najmniej następujące informacje:
· określenie zamawiającego
· opis zamawianych usług
· wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania3,
· warunki przyznania środków (wzór umowy)
· terminy i warunki realizacji zadania,
· termin składania ofert,
· termin, tryb i kryteria wyboru oferty.
Konkursy są rozstrzygane przez kilkuosobową (co najmniej 3-osobową) Komisję powołaną przez Wójta. Komisja sprawdza kompletność oferty, wzywając do jej uzupełnienia, jeśli zachodzi taka potrzeba. Następnie dokonuje sprawdzenia spełnienia warunków formalnych oraz oceny ofert z użyciem ustalonych kryteriów technicznych, ustala ranking kwalifikujących się ofert i dokonuje wyboru oferty (ofert) najkorzystniejszej.
W raporcie z oceny oferty Komisja jest zobowiązana do wskazania najkorzystniejszej oferty (ofert), oraz do uzasadnienia wyboru najkorzystniejszej oferty (ofert). Po wybraniu najkorzystniejszej oferty (ofert), jeżeli zachodzi taka potrzeba, wybrani oferenci zapraszani są na negocjacje celem ustalenia ostatecznego kształtu umowy (porozumienia).
Wyniki konkursu są publikowane w taki sam sposób jak ogłoszenie o konkursie, dodatkowo wyniki konkursu winny być wpisane do MIS. Następnie gmina przygotowuje umowę/ porozumienie z usługodawcą (-ami).